規(guī)章制度

第一章 總 則

第一條：學(xué)生會(huì)文檔是學(xué)生會(huì)工作必不可少的史料和憑證。為推進(jìn)學(xué)生會(huì)文檔工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化進(jìn)程，提高文檔的保密性，保障檔案的安全保管以及合理的開(kāi)發(fā)利用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》，并結(jié)合我校學(xué)生會(huì)的實(shí)際情況，特制定本制度。

第二條：學(xué)生會(huì)文檔管理工作須貫徹“為廣大同學(xué)負(fù)責(zé)，為人事工作服務(wù)”的原則，堅(jiān)決維護(hù)文檔的真實(shí)性和完整性，實(shí)行統(tǒng)一管理、規(guī)范保存的辦法。

第二章 文檔的收集

第三條：辦公室負(fù)責(zé)學(xué)生會(huì)文檔工作，負(fù)責(zé)文檔的收集、整理、保管、開(kāi)發(fā)工作，其他各部門(mén)須設(shè)立專人負(fù)責(zé)本部門(mén)文檔的收集和整理，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)送辦公室存檔。 第四條：學(xué)生會(huì)文檔包括：

1、學(xué)生會(huì)的工作計(jì)劃、工作總結(jié)和重大活動(dòng)方案；

2、學(xué)生會(huì)的請(qǐng)示報(bào)告，經(jīng)驗(yàn)材料和上級(jí)下發(fā)各種文件；

3、學(xué)生會(huì)的會(huì)議記錄、工作紀(jì)要和工作活動(dòng)大事記；

4、學(xué)生會(huì)與外校交流的資料；

5、學(xué)生會(huì)主辦的各種簡(jiǎn)報(bào)、期刊及其底稿；

6、學(xué)生會(huì)有關(guān)人事考核、獎(jiǎng)懲、任免資料；

7、校內(nèi)外各相關(guān)單位的通訊方式；

8、學(xué)生會(huì)人員名單及人員調(diào)動(dòng)情況；

9、其他有保存價(jià)值的各種資料（辦公室視情況而定）；

10、學(xué)生會(huì)與各院系學(xué)生會(huì)的交流資料。

第三章 歸檔要求

第五條：所有的文檔資料必須是有關(guān)手續(xù)辦理完畢后的最終資料。校學(xué)生會(huì)各部門(mén)、各院系學(xué)生會(huì)在進(jìn)行工作、開(kāi)展、總結(jié)活動(dòng)的過(guò)程中，應(yīng)注意上述材料的收集、整理，并在一周內(nèi)送到校學(xué)生會(huì)辦公室，以便盡快存檔。

第六條：歸檔材料必須用藍(lán)色或黑色鋼筆或圓珠筆書(shū)寫(xiě)，文字清晰，對(duì)于確實(shí)不能使用原件者，應(yīng)使用復(fù)印件歸檔。

第七條：歸檔材料必須完整、真實(shí)，個(gè)人文字材料必須有本人簽字，凡材料須經(jīng)相關(guān)部門(mén)蓋章的，必須加蓋公章。

第八條：上交歸檔材料時(shí)，辦公室應(yīng)標(biāo)明編號(hào)，并注明交接人或單位及交接時(shí)間。 第九條：收集的零散材料必須立即進(jìn)行整理、分類使之系統(tǒng)化并歸檔，必須保持文書(shū)資料之間的歷史聯(lián)系，充分利用原始材料，以便于保管和利用。 第十條：整理的材料須統(tǒng)一規(guī)格：

1、書(shū)面材料以A4型紙為統(tǒng)一規(guī)格；

2、除書(shū)面材料外應(yīng)備份電子文檔、電子文件，統(tǒng)一存入各部門(mén)的子目錄里；

3、照片、磁帶、碟片等影像材料應(yīng)注明內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)及主要參加人員等，與書(shū)面材料分開(kāi)存放。

第十一條：如歸檔材料不符合要求，辦公室有權(quán)退回，并交原部門(mén)重新整理。

第四章 文檔的管理與查詢

第十二條：學(xué)生會(huì)文檔的保存與管理涉及學(xué)生會(huì)的整體利益。辦公室應(yīng)定期進(jìn)行清理和檢查，如有遺失或殘缺應(yīng)立即匯報(bào)學(xué)生會(huì)主管人員并進(jìn)行補(bǔ)救，對(duì)相關(guān)責(zé)任人視情節(jié)輕重給予處罰。

第十三條：因工作需要，需要查閱文檔的，須經(jīng)校團(tuán)委老師或校學(xué)生會(huì)主席團(tuán)批準(zhǔn)。 第十四條：凡持有合法證明的單位或個(gè)人，在說(shuō)明利用檔案的目的和范圍后，均可查閱利用屬開(kāi)放范圍的檔案，并可以摘錄和復(fù)制。借閱人必須進(jìn)行登記，注明借閱人姓名、地址、聯(lián)系方式、借閱事由、借閱內(nèi)容及借閱期限等。對(duì)于重要、珍貴的檔案和資料，一般不提供原件使用。

第十五條：歸還文檔須經(jīng)交接雙方經(jīng)辦人核對(duì)無(wú)誤后，方可歸檔。

第十六條：對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)征得有關(guān)單位部門(mén)同意，并造冊(cè)報(bào)經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后予以銷毀。未經(jīng)鑒定和批準(zhǔn)，不得銷毀任何檔案。

第五章 紀(jì)律要求

第十七條：文檔的傳遞由辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)，專人專送。

第十八條：文檔的公布須經(jīng)校團(tuán)委批準(zhǔn)或?qū)W生會(huì)主席團(tuán)討論通過(guò)，未經(jīng)同意，任何組織或個(gè)人都無(wú)權(quán)公布。

第十九條：任何人查閱文檔時(shí)，必須嚴(yán)格遵守閱檔規(guī)定，嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換等破壞檔案完整的行為，文檔未經(jīng)允許不得擅自復(fù)制傳播。

第二十條：對(duì)按本制度應(yīng)立卷歸檔的材料，須按規(guī)定定期向辦公室移交，集中管理，任何部門(mén)或個(gè)人不得擅自扣留。

第六章 附 則

第二十一條：本制度自公布之日起生效。

第二十二條：本制度的解釋權(quán)歸本院主席團(tuán)所有。

信息科學(xué)與工程學(xué)院

附1. 文件簽收登記表

文件簽收登記表

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